バーチャル年末パーティーの企画から得た重要な学び

年末の計画に忙しく取り組む中で、多くのチームは、物理的に同じ場所や同じタイムゾーンにいなくても、年末の集まりをどのように開催し、休日をどのように祝うかについてブレインストーミングを行っています。

完全に分散化された企業であるということは、年末の集まりをバーチャル空間で再創造することを意味します。大勢の人と交流し、必要な時にいつでも親切に助けてくれる他部署の同僚たちと歓声を交わすことは確かに懐かしいですが、バーチャルなお祝いは、意外性のある、あるいは新しい社交活動を取り入れるようにアレンジすることができます。

Interprefyでは、2020年と2021年の年末のお祝いをバーチャルで開催しました。多くの人にとって初めての試みでしたが、楽しい思い出に残る体験となり、何ヶ月も話題になりました。

バーチャル年末パーティーの計画から得られた重要なポイントをご紹介します。

1. 早めに計画を立てる

コメディから音楽、そしてバーチャル脱出ゲームまで、バーチャルイベント向けのエンターテイメント提供というニッチな分野を開拓した企業やフリーランサーは、文字通り何千人もいます。早めの計画が、バーチャルイベントに最適なエンターテイナーと制作パートナーを確保するのに役立ちます。

同僚の中には休暇が早く始まる人もいるかもしれないので、お祝いの日付を早めに伝えて日付を知らせるメールを送信するようにしてください。

2. スケジュールに社交活動のための十分な時間を確保する

祝賀会のプログラムを組む際には、多くの人にとって、これは様々な部署の同僚と出会い、仕事以外の雑談をするまたとない機会であることを忘れないでください。4時間にも及ぶスケジュールを詰め込みすぎると、オンラインイベントはバーチャル疲れに悩まされる可能性があります。公式プログラムは消化しやすい長さに抑え、休憩やネットワーキングセッション、あるいはランダムに同僚と会うためのスピードデートなどを取り入れるとよいでしょう。

3. 制作チームを編成し、パズルのピースを全て組み合わせる

ブレイクアウトセッション、プレゼンテーション、ゲーム、フォトブースなど、あらゆる要素を組み合わせ、シームレスな体験を実現するのは容易ではありません。バーチャルイベント制作チームを早期に立ち上げることで、参加者全員がスムーズに体験でき、トラブルシューティングに追われることなく、イベントを心から楽しむことができます。

4. プログラムを通してチームを導く司会者を手配する

イベント期間中、参加者を複数のエリアに誘導する計画がある場合、参加者はそれぞれの時点で何をすべきかを明確に理解しておく必要があります。司会者がイベントの幕開けを飾り、プログラムを紹介し、ハウスキーピングのルールを紹介し、ちょっとした笑いを誘うのは、非常に効果的です。昨年は、素晴らしいイギリス人コメディアンがInterprefyをテーマにした曲でイベントをスタートさせ、当社の創業者へのインタビューを行い、イベント全体を通して高いエンゲージメントを維持してくれました。

5. 少ないほど良い

イベントのアクティビティには、きっと素晴らしいアイデアが山ほどあるでしょう。しかし、地元のオフィスに集まる人もいる一方で、多くの人はコンピューターの前に座りっぱなしで、長時間になるとバーチャル疲労に陥ってしまうかもしれないということを忘れないでください。

短く、魅力的で、記憶に残るものにしますが、バーで最後に立っている人のために、終わりのないものにしてください。

5. ゲームは必須

バーチャル脱出ゲームやパブクイズなどのゲームは、同僚を楽しませたり、世界中から集まった少人数のチームを編成してチームビルディングを行うのに最適な方法です。この記事の最後には、楽しいアクティビティのアイデアリストがあります。

6. CEOのスピーチを記憶に残るものにする

CEOによる1年間の振り返りは必須です。CEOのスピーチを簡潔で印象深いものにするために、アイデアを出し合ってサポートしましょう。昨年の祝賀会では、グラフィックデザイナーに依頼し、スピーチが続く間、ライブドローイングを制作してもらいました。CEOのスピーチとスクリーン上のドローイングが同時に展開していく様子を、全員が見ることができました。こうして生まれた美しい1年間の振り返りのドローイングは、現在、本社の壁に飾られています。

7. アフターパーティーの枠組みを作る

公式プログラムは2～3時間ほどかかるかもしれませんが、多くの同僚はそのまま残って同僚と乾杯したいと思うでしょう。昨年は、バーチャルビデオネットワーキングアプリ「wonder.me」を使用しました。このアプリは、複数のエリアを備えたランドスケープを提供し、参加者が自由に動き回ったり、グループビデオ通話に参加したり、1対1で交流したりできる環境を提供します。

8. 誰もが参加できる、アクセスしやすい体験にする

同僚全員がイベント体験に平等に参加していると感じられるようにすることが重要です。ビジネス英語に100%自信がない同僚もいるかもしれません。あるいは、視覚や聴覚に障がいがあり、イベント体験に影響が出る可能性のある同僚もいるかもしれません。様々な色のコントラストやアクセシビリティ機能を提供するプラットフォームから、ライブキャプションやライブ通訳まで、祝賀会を誰もが参加できる体験にするのに役立つツールは数多くあります。 

バーチャル年末社員祝賀会の楽しいアイデア

1. ミクソロジー セッション- 会社をテーマにした独自のドリンクを作成し、ドリンクのレシピと買い物リストを全員に送信して、イベント中にミクソロジストにこれらのカクテルやモクテルをライブで教えてもらいます。
2. バーチャル フォト ブース- 世界中のチームの写真を撮るだけでなく、イベントのテーマに合った写真チャレンジを行うのに最適な方法です。
3. 楽しい表彰式- 楽しいカテゴリーを作成し、チームに事前に投票してもらい、「まだミュート中です賞」などの冗談めいた賞を授与できるようにします。
4. タレントショー- 天使のような声を持つ同僚や、スラッシュの王座に挑戦する同僚に舞台を与えて、社内の隠れた才能を披露しましょう。
5. パブクイズ- ランダムにグループ分けしたメンバーにパブクイズに参加してもらい、優勝チームに賞品を贈呈します。これは、部署間の連携を強め、チームスピリットを育むのに最適な方法です。
6. 私は誰? - 事前に同僚に彼ら自身についての意外な事実を尋ね、同僚のことをどれだけよく知っているか確認するためのクイズを開催します。

まとめると、可能性は無限大です。創造性を発揮し、簡潔で、社交的で、楽しく、エンターテイメント性があり、そして最終的には記憶に残るような内容にしましょう。

同僚とそれぞれの言語でつながるためにサポートが必要な場合は、いつでもお気軽にお問い合わせ。