クレオパトラは、歴史上記録に残る最初のイベントプランナーであると多くの人が考えています。彼女は、祝賀会や発表会、その他の機会に人々を集めることの価値を理解していました。ローマ将軍マルクス・アントニウスとの謁見を、華々しいイベントへと変貌させたことはよく知られています。クレオパトラは、古代の豪華ヨットに相当する船に乗り、女神ヴィーナスに扮してナイル川を下って会見場に入場しました。まさに
華々しい登場です。クレオパトラがマルクス・アントニウスに会った目的は明確でした。彼女は彼と親密な関係を築きたかったのです。このイベントの結果は？彼女の王朝は今日まで続くこととなりました。季節の祭りから現代の新年のパーティーまで、イベントの根底にある目的は変わりません。それは、つながりを築き、人々を集めて共通の体験を提供することです。
イベントの目的は今も昔も変わりませんが、現代のビジネスイベントを開催するには多額の投資が必要であり、より多くのものが失われています。これは特に今日に当てはまり、イベント管理の多くの部分を支援する幅広いテクノロジーツールが普及しています。
ハイブリッドイベントやバーチャルイベントでは、多くの（全員ではないにしても）参加者がデバイスを通してイベントを体験するため、この点はさらに進化しています。デバイスからアクセスできるだけでなく、オンラインイベントは世界中のほぼどこからでも参加できます。これにより、企業は大規模なオーディエンスにリーチする機会が得られます。しかし、可能な限り多くのオーディエンスにリーチすることが、イベントの成功の証なのでしょうか？より深いつながりと有意義なネットワーキング体験につながる小規模イベントの開催から利益を得ている企業もあります。
このように多くの変化要因とビジネスモデルが絡み合う中で、イベントの「成功」が現代のビジネス環境に合わせてどのように進化してきたかを考えてみましょう。
あなたのイベントの目標は何ですか？そして、それを達成できたかどうかはどのようにして判断しますか？これらの質問に答えることで、あなたのビジネスにとっての成功とは何かが分かります。しかし、成功を判断するには、まずイベント目標の達成状況を追跡するための適切な指標を選択する必要があります。
現代のイベントの成功を測る最も重要な指標は次のとおりです。
イベント参加者数を計測することは、イベントの成功を測る簡単な方法です。しかし、参加者数を数える際には、登録した人と実際にイベントに参加した人を区別する必要があります。Bizzadoの調査、登録した参加者のうち、イベント当日に実際に来場するのは通常半分だけです。
参加者数を評価する際には、イベントが正式に終了する前に何人の参加者が退席するかを考慮しましょう。イベント中にログオフするのは自然なことですが、多くの参加者がイベントを途中で退席する場合は、エンゲージメントに問題がある可能性があります。
有料イベントを開催する場合、収益性と投資収益率は非常に重要です。
適切な簿記があれば、この指標は簡単に算出できます。収益をすべて合計し、そこから諸経費を差し引くだけです。イベントが成功すれば、健全な利益を生み出すことができます。
イベントのインパクトは、参加者がどれだけの体験を語ったかによっても測ることができます。多くの参加者はデジタルで繋がっているため、ソーシャルメディアでの言及を追跡することで、イベントの成功をリアルタイムで把握できます。肯定的または否定的な言及の数は定量的な指標となり、参加者の投稿を読むことで、参加者がイベントについてどのように感じているかに関する定性的なデータが得られます。
ソーシャルメディアでのトラッキングを容易にするために、イベントハンドルを共有し、参加者にイベント特有のシンプルなハッシュタグの使用を促しましょう。投稿を見るだけでなく、感情分析やエンゲージメント指標も、オーディエンスがイベントにどのように関与しているかを判断する上で重要です。
バーチャルイベントやハイブリッドイベントでは、生成されるデータの質と量が成功の指標となります。例えば、イベントの質を向上させることが目標であれば、オーディエンスのエンゲージメントに関するデータを生成することが目標達成に不可欠です。また、イベントを通じて新規見込み客にリーチする場合、見込み客データの収集は、これらの見込み客を理解し、コンバージョンにつなげるための鍵となります。
しかし、ここでは質が極めて重要です。質の低いデータは、メリットよりもデメリットをもたらすからです。例えば、データ収集が不十分だと、見込み客の全体像が不完全になる可能性があります。その結果、適切なメッセージングができず、顧客体験の質が低下する可能性があります。
イベントを活用して見込み客を発掘する場合、イベントの成功は獲得したリード数で測ることができます。すべてのリードがコンバージョンにつながるわけではないため、この指標を用いる際には、リードをどのように選別し、アトリビューションするかが重要な要素となります。例えば、不適格なリードをカウントしてしまうと、イベントの成功度を誤って評価してしまう可能性があります。
成功を測るもう一つの方法は、イベントのリード獲得単価（CPA）を他のリードジェネレーション戦略と比較することです。これにより、他の戦略に投資した方が効果的かどうかを的確に判断できます。
参加者がイベントを楽しんだかどうかは、どうすればわかりますか？参加者に尋ねてみましょう。
アンケートは、イベントに関する参加者のフィードバックを直接得るための効果的な方法です。求めている情報に応じて、イベント前、イベント中、イベント後にアンケートを送信できます。回答率を高めるには、アンケートを短く、回答しやすいものにしましょう。適切なイベントプラットフォームを活用すれば、バーチャルイベントやハイブリッドイベントでもシームレスにアンケートを実施できます。
ネット・プロモーター・スコアを算出できるように質問を組み立てることを検討してください。具体的には、参加者にイベントを推奨する可能性に関する重要な質問をします。
イベントの成功は、会話の質と講演者の専門性によって判断できます。だからこそ、インクルーシブさと多様性は質の高いイベントの指標となっています。講演者の多様性が高ければ高いほど、豊富な洞察、視点、そして経験に基づいた会話がより豊かになります。人々が自分自身の姿が映し出されていると感じれば、イベントへの参加意欲も高まります。
前回のイベントを振り返る際は、自問自答してみてください。参加者と講演者は、多様な意見や経験を十分に代表していたでしょうか？そして、それぞれの意見に、メッセージを届けるための時間と場が平等に与えられていたでしょうか？
バーチャルイベントがより高度化するにつれ、イベントプランナーは音声と映像の品質向上に取り組む必要が出てきます。技術的卓越性を目指す上で、成功の尺度は問題やダウンタイムの数（あるいはその少なさ）です。特に、イベントプランナーは音声と映像の品質、ストリーミング品質、そしてイベントへのアクセスのしやすさに細心の注意を払う必要があります。
ゲーミフィケーションなど、オーディエンスのエンゲージメントを高める戦略には、複数のデジタルツールが必要になることがよくあります。これらのツールがどれだけシームレスに統合されているかは、イベントの成功を測るもう一つの指標となります。
どのような指標を用いるべきかを知ることは、イベントのパフォーマンスを測定するための第一歩に過ぎません。次のステップは、イベントマネージャーがイベントの成功を評価する際に陥りがちな誤解や間違いを避けることです。以下にいくつか例を挙げます。
ハイブリッドイベントやバーチャルイベントの台頭により、イベントの成功の基準は変化しました。参加者数だけにこだわるのではなく、インクルーシブなイベントやエンゲージメントのレベルといった要素が、質の高いイベント開催において重要になっています。この変化は、参加者が認められ、積極的に参加できる、意義のあるイベント体験へのシフトを反映しています。
有意義な参加者の確保に加え、主催会社の優先事項は、適切な人材のイベントへの参加から健全な投資収益率の確保まで多岐にわたります。イベントマネージャーにとって、上記の指標は企業目標の達成と有意義な参加者の確保に非常に役立ちます。
しかし、追跡すべき指標を知っていることと、イベントの成功を実際に測定するツールを持っていることの間には大きな違いがあります。幸いなことに、多くのデジタルテクノロジーとソリューションパートナーが、イベントの成功を促進し、有意義なイベント体験を実現するお手伝いをいたします。
バーチャルイベントやハイブリッドイベントは、企業が多国籍の大規模なオーディエンスにリーチすることを可能にします。世界中のオーディエンスに有意義な体験を提供するには、言語の壁を乗り越え、各参加者の母国語でイベントを開催する方法が必要です。そこで私たちの出番です。
Interprefyでは、オンライン、ハイブリッド、オンサイトイベントに対応したクラウドベースの通訳プラットフォームを提供しています。当社のリモート同時通訳ソリューションはリアルタイム通訳を可能にし、あらゆるイベントプラットフォームと統合することで、参加者がどの言語を話すかに関わらず、質の高い通訳体験を享受できるようにします。
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