驚くべき国際ハイブリッドイベントを作成するための10のヒント

COVID-19のパンデミックと2020年および2021年のその後のロックダウンにより、イベントマネージャーは再考せざるを得ました どのように 会議、セミナー、ワークショップ、その他のミーティングを開催します。

安全が最優先事項であり、ライブイベント開催の最大の障壁、イベントマネージャーは代替手段を必要としていました。

多くの方にとって、デジタルイベントは自然でコスト効果の高いソリューションを提供しました—イベント管理者はソーシャルディスタンスガイドラインを遵守しながら継続することが可能となりました。.

しかし、それだけではありません — デジタルとオンサイトのベストを組み合わせ、ハイブリッドイベントは提供しますいくつかの利点従来のイベントに比べ、リーチの拡大、持続可能性（環境的および財務的観点の両方）、インクルージョンの向上、参加者の柔軟性 — 参加方法を選択どのように参加するかを選べ、オンラインでアクセス可能であるため、手続きの煩雑さが大幅に減少し、“red tape” が少なく、さらに多くの利点があります。

ロックダウン制限が過去のものとなった今、多くのイベントマネージャーは、現場でのプレゼンスを拡大しつつオンラインソリューションを活用し、ハイブリッドイベント形式の利用を継続または導入することを計画しています。 Event Manager Blog の調査によると(a Skift brand)、70%のイベントが現在ハイブリッド形式であるか、バーチャル参加のオプションがあります。

ハイブリッドイベントは明らかに定番の形式となっています。 2019年に777.98億ドルと評価され、—そして’は2020年から2027年にかけて、年平均成長率（CAGR）23.2%で成長すると予測されています— 多くのイベント管理専門家がオンラインおよびバーチャルイベント技術を活用して新しい体験を創出する新たな方法を模索しています。

しかし、まず数ステップ戻って重要な質問に取り組みましょう。. 

ハイブリッドイベントとは何ですか？

簡単に言えば、ハイブリッドイベントは、展示会、会議、セミナー、ワークショップ、またはその他の会合で、“ライブ”の対面イベントと“バーチャル”のオンライン要素を組み合わせたものです。

例えばセミナーを開催する場合、セミナー講演者（またはパネリスト）は対面で会うことができ、参加者はオンラインビデオ会議ソリューションを通じて「リモート」で参加します。このようなアプローチには、コスト削減やイベントの物理的フットプリントの低減から、イベントマネージャーがより広範なオーディエンスにリーチし、エンゲージメントを高めることまで、さまざまな利点があります。.

以下のブログ記事 “ハイブリッドイベントとは何か、そしてどのように始めるか”

ハイブリッドイベントを開催すべき理由は何ですか？

従来のオンサイト設定と比較すると、ハイブリッドイベントは根本的によりアクセスしやすく、“両方の世界のベスト” — さらにはそれ以上の価値を提供します。. 

例えば、ハイブリッドイベントのオンライン要素は無限に拡張できることを意味し、イベントマネージャーは従来は到達できなかったオーディエンスにリーチできます。異なる言語を話す新しいオーディエンスも、通訳者の活用により容易に対応可能です。— 両者ともイベントがオンラインであるため、遠隔で作業できます。ビザや航空券の費用は不要です。オンラインイベント管理プラットフォームとリアルタイム通訳ソリューション（例：Interprefy）を導入するだけで実現できます。別の選択肢として、AI音声翻訳ソリューションのように Interprefy Aivia、対面およびバーチャル参加者の両方に対応します。

さらに、イベントをオンラインで開催することで、彼らは’はるかに “柔軟” です — あなたは’特定の時間や場所に縛られることがなくなり、場合によっては小規模な会場だけが必要になることもございます。.

私たち’はオフラインイベントの利点—接続性、パーソナライズ、その他—は皆様にご存知であり、ハイブリッドイベントでも同様に残り、参加者にオプション対面で参加すること。

詳細はこちらのハイブリッドイベントのメリットについて。

もちろん、ハイブリッドイベントは物流から出展者やスポンサーに新たな価値を創出すること、異なるタイムゾーンへの対応まで、さまざまな面で課題があります。しかし、真の課題は、対象としている相手の考え方を転換することです。現場イベントにオンラインアクセスをオプションとして提供するだけでは、リモート参加者の期待を裏切ってしまう可能性があります。.

この課題を解決する鍵は、1つのイベントでありながら2つの体験を創出することです。その方法についてのベストプラクティスのヒントをご紹介します。.

成功するハイブリッドイベント開催のためのトップヒント

• 両方のオーディエンスに焦点を合わせる

オーディエンスを理解することで、ハイブリッドイベントソリューションとヒントの膨大なリストを絞り込むことができます。参加者が何を必要としているか — 適切なテクノロジー（例：イベント管理プラットフォーム）を選択し、体験を定義することができます。両方のオーディエンスのニーズに平等に焦点を当てることを確認してください。現地参加者は参加に伴う費用（旅行、ビザ、チケット等）が高くなる可能性があるため、やや重点を置きたくなるかもしれませんが、リモートオーディエンスは現地参加者を大幅に上回ることがあります。したがって、引き付ける多様なオーディエンスのニーズに焦点を当てることが重要です。.

• ご参加者のために、オンサイトおよびオンラインの代表者をご用意ください

お客様が貴社や他の参加者とより簡単に交流・エンゲージできるよう、現地とオンラインの両方の体験を担当する代表者を配置してください。これらの参加者は来場者に対応し、イベント情報やコンテンツを提供するとともに、求めているものへ案内します。. 

オンライン代表者は特に重要です。彼らは参加者が抱える技術的な問題や課題を支援し、有益なコンテンツを共有し、他のオンライン参加者とのつながりを促進することができます。.

• マーケティングとコンテンツ戦略を策定する

ハイブリッドイベント’の参加者数を最大化するために、事前にイベントを十分にマーケティングし、プロモーションすることが重要です。これには、メールマーケティングやソーシャルメディア（今日’のデジタルファーストの世界で不可欠）およびスピーカーやスポンサーのリーチが含まれます。スピーカーやスポンサーに（特にLinkedInを通じて）自社のチャネルでイベントを宣伝してもらう価値があります。これにより、既に確立されたエンゲージされたオーディエンスを獲得できます。. 

また、潜在的な参加者向けに“exclusive”コンテンツの開発を検討してください — イベントのランディングページで、サインアップした人は舞台裏コンテンツにアクセスできることを明確に示しましょう。これにより、イベントに対する大きな興奮と話題性を生み出すことができます。 それが’終了したら、コンテンツをすべての人がアクセスできるようにし、引き続き関心のある方々を惹きつけることができます。.

• 最高のオンラインおよびオンサイト技術サポートを備えましょう

マイクが故障したり、接続問題が発生した場合はどうなりますか？ あらゆる “問題” に対して、オフラインまたはオンラインのイベントだけの場合よりも、利用可能なサポートが必要です。 さらに、オンラインチームと現地チームの両方が円滑なコミュニケーションを取る必要があります。 Interprefy の場合、当社の現地 AV パートナー網を活用できます。 また、クライアントが持つあらゆるパートナーと協力することも可能です。.

理想的には、ハイブリッドイベントにおいては、技術担当者やパートナーが綿密に監視し、問題が発生した際に迅速に対処できる体制を整えるべきです—また、オンライン・オフラインを問わず参加者に対し、通常のサービスが比較的早期に再開されることを安心していただく必要があります。.

オンラインイベント管理ソリューションが失敗した場合でも、迅速に展開できるバックアップオプションを用意しておく価値があります。. 

• 適切な会場を見つけ、オーナーと協力する 

会場はすべて同じではなく、多くは標準として独自の機能を備えています。いくつかは他の会場よりイベントに適しており、— i.e. ポディウムやサラウンドサウンドが既に設置されています — そのため、you’ll 各オプションを慎重に評価し、ハイブリッドイベントに適したものを見極める必要があります。. 

帯域幅の能力はもちろん不可欠です。あなたは’オンラインの視聴者に対応し、高品質なビデオとオーディオストリームが必要です。同様に、会場の美観は現地参加者とオンライン参加者の両方にとって重要ですので、見た目が良く、イベントの “テーマ” を体現する場所を選んでください。. 

適切な会場を見つけるだけでなく、会場運営者と協力して“理想的な”オンサイトアーキテクチャを構築してください。また、“安全”であり、可能な限り持続可能かつ責任あるものにするよう努めるべきです。これにより参加者の安心感が高まり、ブランドの好感度が向上します。. 

推奨リソース:

 環境に優しいイベント企画ガイド：無料ダウンロードにアクセス

• 適切なプラットフォームと設定を使用する 

オンラインイベント管理およびバーチャルホスティングプラットフォームはすべて、さまざまな機能を提供しています。大規模なイベントや会議に適したものもあり、小規模で個人的なミーティングに使用される際に際立ちます。. 

提供されているソリューションを時間をかけて評価し、必要と感じるものと照らし合わせてください。使わない機能が多い包括的なソリューションに投資するよりも、要件に適したものを見つける方が賢明です。. 

ハイブリッドイベントに適したプラットフォームを見つけるだけでなく、オンサイトイベントのためのパートナーや技術的なセットアップ、そしてバーチャルイベントと接続する体制も必要です。これらすべてを管理できるチームと、参加者をサポートするスタッフが必要です。さもなければ、’あなたは計り知れない未知のリスクに直面します。. 

• Don’t 言語の壁を無視しないでください

ハイブリッドイベントは格段にアクセスしやすくなるため、世界中から参加者が集まることが予想されます。このことを踏まえ、最も “一般的” な言語ニーズに対応できる翻訳者や通訳者を確保する必要があります。これらの情報を把握する最も簡単な方法は、参加者データを確認し、どの言語が多数の人々に使用されているかを調べることです。その情報に基づき、適切な翻訳・通訳パートナーを選定してください。.

シームレスな体験を確保するために、— 現場でもオンラインでも — コンテンツを聞き取り、観客向けに通訳するリアルタイム通訳ソリューションが必要です。. 

Interprefy のようなソリューションは、規模の大きいマルチナショナルなオーディエンス向けにイベントを容易に提供でき、通訳者はいつでもどこからでも作業できます。また、Interprefy のプロジェクトおよび技術サポートチームは、現場でもリモートでもお客様を支援いたします。.

最も魅力的なのは？Interprefyは、人気のあるウェブ会議、イベント管理、バーチャルホスティングプラットフォームのほとんどに追加できます。そのため、there’s 非常に少ない作業で動作させることができます。.

• アクセシビリティをさらに一歩進める

• 双方向のアプローチにする

オーディエンスエンゲージメントの鍵となる要素は、参加者にイベントで他の人々と参加・コミュニケーションする機会を提供することです。この“two-way street”は、適切な技術基盤が整っていれば容易に実現できます。例えば、スピーカーはチャットウィンドウを監視するか、専任のキュレーターが興味深いまたは面白いコメントを選択して伝えることで、バーチャル参加者からのコンテンツを取り入れることができます。別の手法として、プレゼンテーションの一部としてバーチャル参加者のビデオフィードの一部を放送することがあります。参加者が自らをイベントの一部と感じることで、より没入感が高く意味のある体験がほぼ保証されます。.

• 勢いを保ち続ける

イベントが終了した後も、参加者に送付できる新たな関連コンテンツで勢いを維持する理由はありません。事後にパネルディスカッションなどのサポートイベントを連続させ、主要テーマを深掘りしたり、特定の条件を満たす参加者に参加機会を提供することも可能です。イベント後に勢いを保つことで、投資から最大の価値を引き出し、ブランド露出とエンゲージメントの継続的なサイクルを創出できます。.

ハイブリッドイベントは今後も定着するでしょう

イベント主催者と参加者が、できることの利点を実感し続けるにつれて 選択する それぞれがイベントを主催・参加する方法を、ハイブリッドイベントは今後も世界中のオーディエンスをオンライン・オフラインの両方で引き付け続けるでしょう。

イベントマネージャーにとっての課題は、二重の取り組みの複雑さです。1つのイベント、2つの体験 — そしてそれらは一貫性が求められます。What’s オンラインで提供されるものは、オフラインでもできるだけ正確に再現しなければなりません。イベントマネージャーは、両方のオーディエンスがイベントにどのように関与しているかに細心の注意を払い、その情報を活用して継続的に改善していく必要があります。.