素晴らしい国際ハイブリッドイベントを開催するための10のヒント

2020年と2021年に発生したCOVID-19のパンデミックとそれに続くロックダウンにより、イベントマネージャーは会議、セミナー、ワークショップ、その他の会議の開催方法

安全性が第一の懸念事項であり、ライブイベント開催の最大の障害であったため、イベントマネージャーは代替手段を必要としていました。

多くの人にとって、デジタル イベントは自然で費用対効果の高いソリューションとなり、イベント マネージャーはソーシャル ディスタンスのガイドラインを遵守しながらイベントを継続することができました。

しかし、それだけではありません。デジタルとオンサイトの長所を組み合わせたハイブリッドイベントは性（環境と財務の両方の観点から）、包括性の向上、参加者の柔軟性（オンラインでアクセスできるため選択、「お役所仕事」が大幅に減るなど）など、さまざまなメリットをもたらします。

ロックダウンによる制限が解除された今、多くのイベント運営者は、オンラインソリューションを活用しつつ会場での存在感を高めることで、ハイブリッドイベント形式を継続、あるいは導入する計画を立てています。SkiftEvent Manager Blogによる調査によると、現在、イベントの70%がハイブリッド形式、またはバーチャル形式での参加オプションを提供しています。

ハイブリッドイベントは、明らかに定番のイベント形式となっています。世界のバーチャルイベント市場は2019年に779億8000万ドルと評価され、 2020年から2027年にかけて年平均成長率（CAGR）23.2%で成長すると予想されています。一方、多くのイベント運営専門家は、オンラインおよびバーチャルイベント技術を活用して新たな体験を生み出す新たな方法を模索しています。

しかし、少し立ち止まって、重要な疑問に答えてみましょう。 

ハイブリッドイベントとは何ですか?

簡単に言えば、ハイブリッド イベントとは、「ライブ」の対面イベントと「仮想」のオンライン要素を組み合わせた展示会、会議、セミナー、ワークショップ、その他の会議のことです。

例えばセミナーを考えてみましょう。講演者（またはパネリスト）は直接顔を合わせ、聴衆はオンラインビデオ会議ソリューションを介して「リモート」で参加することができます。このようなアプローチには、コストとイベントの物理的なスペースを削減することから、イベント運営者がより幅広い聴衆にリーチし、より高いエンゲージメントを生み出すことまで、いくつかの利点があります。

ブログ記事「ハイブリッド イベントとは何か、そしてどのように始めればよいか」も興味深いかもしれません。

ハイブリッドイベントを開催する必要があるのはなぜですか?

従来のオンサイト設定と比較して、ハイブリッド イベントは根本的にアクセスしやすく、「両方の長所」、あるいはそれ以上のものを提供します。 

例えば、ハイブリッドイベントのオンライン要素はイベントの規模を無限に拡大することを意味し、イベント運営者はこれまでリーチできなかったオーディエンスにリーチできるようになります。また、異なる言語を話す新しいオーディエンスへの対応も、通訳を活用することで容易に実現できます。イベントはオンラインなので、通訳と通訳はリモートで作業できます。ビザや航空券の費用は不要です。オンラインイベント管理プラットフォームとリアルタイム通訳ソリューション（Interprefyなど）を導入するだけで、これが可能になります。もう一つの選択肢は、対面とオンラインの両方の参加者に対応できる、 Interprefy Aivia

さらに、イベントをオンラインで開催すると、イベントの「柔軟性」が大幅に高まります。特定の時間や場所に縛られることがなくなり、より小さな会場で済む場合もあります。

オフライン イベントの利点 (接続性、パーソナライゼーションなど) は誰もが知っていますが、ハイブリッド イベントでもその利点は維持され、参加者に直接参加するオプション

ハイブリッド イベントの利点の詳細については、こちらをご覧ください。

もちろん、ハイブリッドイベントは、ロジスティクスから出展者やスポンサーへの新たな価値の創出、異なるタイムゾーンへの対応まで、さまざまな課題を抱える場合があります。しかし、真の課題は、誰をターゲットにするのかという発想を転換することです。現地イベントにオンラインアクセスを付加的に提供するだけでは、遠隔地の参加者を失望させてしまう可能性があります。

この課題を解決する鍵は、1 つのイベントでありながら 2 つの体験を生み出すことです。そのためのベスト プラクティスのヒントをいくつかご紹介します。

ハイブリッドイベントを成功させるためのヒント

• 両方の視聴者に焦点を当てる

オーディエンスを理解することで、ハイブリッドイベントのソリューションとヒントを幅広く絞り込むことができます。参加者のニーズが分かれば、適切なテクノロジー（イベント管理プラットフォームなど）を選択し、体験を定義できます。両方のオーディエンスのニーズに等しく焦点を当てるようにしてください。会場参加者は参加費用（旅費、ビザ、チケットなど）が高くなるため、会場参加者に少し重点を置きたくなるかもしれませんが、遠隔地参加者は会場参加者を大幅に上回る場合があります。そのため、集客する多様なオーディエンスのニーズに焦点を当てることが重要です。

• 参加者のためにオンサイトとオンラインの担当者を配置する

参加者があなたや他の参加者とよりスムーズに交流し、積極的に参加できるよう、会場とオンラインの両方で担当者を配置しましょう。担当者は、参加者のニーズに応え、イベント情報やコンテンツを提供するだけでなく、彼らが探しているものへと誘導します。 

オンライン担当者は、参加者が抱えている技術的な問題やトラブルをサポートしたり、役立つコンテンツを共有したり、他のオンライン参加者とのつながりを支援したりできるため、特に重要です。

• マーケティングとコンテンツ戦略を策定する

ハイブリッドイベントの参加者数を最大化するには、イベントのマーケティングとプロモーションを事前に十分に行うことが重要です。これには、メールマーケティング、ソーシャルメディア（今日のデジタルファーストの世界で不可欠）、そして講演者やスポンサーへのリーチが含まれます。講演者やスポンサーに、それぞれのチャネル（特にLinkedIn）でイベントを宣伝するよう依頼すると効果的です。これにより、既に確立された熱心なオーディエンスを獲得できるからです。 

また、参加希望者向けに「限定」コンテンツを用意することも検討しましょう。イベントのランディングページで、登録した人は舞台裏のコンテンツにアクセスできることを明記しましょう。これにより、イベントへの期待感と期待感を高めることができます。イベント終了後も、コンテンツは誰でもアクセスできるようにすることで、引き続き関心のある方を惹きつけることができます。

• 最高のオンラインおよびオンサイトのテクニカルサポートをご利用いただけます

マイクが故障したり、接続に問題が生じたりしたらどうしますか？ あらゆる「問題」に対して、オフラインイベントやオンラインイベントだけでなく、より迅速なサポートが必要です。さらに、オンラインチームとオンサイトチームの両方が良好なコミュニケーションを保つ必要があります。Interprefyの場合、オンサイトのAVパートナーネットワークを活用できます。また、クライアントが提携しているパートナーとも連携可能です。

理想的には、ハイブリッド イベントでは、技術担当者とパートナーが綿密に監視して問題を解決する必要があります。また、通常のサービスが比較的早く再開されることを参加者 (オンラインとオフラインの両方) に安心させる必要があります。

オンライン イベント管理ソリューションに障害が発生した場合に備えて、迅速に展開できるバックアップ オプションを用意しておくことは常に価値があります。 

• 適切な会場を見つけてオーナーと協力する 

会場はどれも同じではありません。多くの会場には、標準装備として独自の設備が備わっています。演台やサラウンドサウンドが既に設置されているなど、イベントに適した会場もあれば、そうでない会場もあります。そのため、ハイブリッドイベントに最適な設備を見極めるには、それぞれのオプションを慎重に評価する必要があります。 

もちろん、オンライン視聴者への対応には高品質なビデオとオーディオのストリーミングが必要となるため、帯域幅は不可欠です。同様に、会場の美しさも、会場とオンラインの両方の視聴者にとって重要です。イベントの「テーマ」を体現し、見栄えの良い場所を選ぶようにしてください。 

適切な会場を見つけるだけでなく、会場運営者と協力して「理想的な」会場の建築を作り上げましょう。また、可能な限り「安全」で、持続可能性にも配慮した設計にすることも重要です。これにより、参加者の安心感を高め、ブランドイメージの向上につながります。 

推奨リソース:

 環境に優しいイベント企画ガイド：無料ダウンロード

• 適切なプラットフォームと設定を使用する 

オンラインイベント管理およびバーチャルホスティングプラットフォームは、それぞれ異なる機能を提供しています。大規模なイベントや会議に適したものもあれば、小規模な個人会議に最適なものもあります。 

時間をかけて、提供されているソリューションを評価し、ご自身が必要と感じる機能と照らし合わせてみてください。使わない機能ばかりの包括的なソリューションに投資するよりも、ご自身の要件に合ったソリューションを見つける方が賢明です。 

ハイブリッドイベントに最適なプラットフォームを見つけるだけでなく、オンサイトイベントとバーチャルイベントへの接続に必要なパートナーと技術的な準備も必要です。参加者の対応とスタッフの対応を担うチームを編成し、これらすべてを管理する必要があります。そうでなければ、計り知れないリスクにさらされることになります。 

• 言語の壁を無視しない

ハイブリッドイベントはアクセス性が大幅に向上するため、世界中から参加者が集まることが予想されます。そのため、最も「一般的な」言語ニーズに対応できる翻訳者と通訳者を確保する必要があります。この情報を得る最も簡単な方法は、参加者データを確認することです。参加者が最も多く話す言語は何か？その情報に基づいて、最適な翻訳者と通訳パートナーを探しましょう。

オンサイトとオンラインの両方でシームレスな体験を確保するには、コンテンツを聴いて視聴者に通訳できるリアルタイム通訳ソリューションが必要です。 

Interprefyのようなソリューションを活用すれば、多国籍の聴衆に向けた大規模なイベント配信が容易になり、通訳者はいつでもどこからでも作業できます。Interprefyのプロジェクトサポートチームとテクニカルサポートチームは、オンサイトまたはリモートでサポートを提供します。

一番の利点は？Interprefyは、ほとんどの一般的なWeb会議、イベント管理、仮想ホスティングプラットフォームに追加できるということです。そのため、使い始めるのに必要な作業はほとんどありません。

• アクセシビリティをさらに一歩進めましょう

• 双方向の道にする

オーディエンスエンゲージメントの鍵となるのは、参加者にイベントに参加し、参加者とコミュニケーションを取る機会を与えることです。この「双方向のコミュニケーション」は、適切な技術基盤があれば簡単に実現できます。例えば、講演者はチャットウィンドウを監視したり、専任のキュレーターに興味深いコメントや面白いコメントを選んで中継してもらったりすることで、バーチャル参加者のコンテンツを取り入れることができます。また、バーチャル参加者のビデオフィードの一部をプレゼンテーションの一部としてブロードキャストするという方法もあります。参加者がイベントに参加しているという意識を持つことで、より没入感があり、有意義な体験が保証されます。

• 勢いを維持

イベント終了後も、参加者に関連コンテンツを配信し、イベントの勢いを維持させましょう。イベント終了後も、主要テーマを深く掘り下げるパネルディスカッションや、特定の条件を満たした参加者への参加機会の提供など、イベントを後押しするイベントを企画・開催することも可能です。イベント後もイベントの勢いを維持することで、投資効果を最大限に引き出し、ブランド露出とエンゲージメントの継続的なサイクルを構築できます。

ハイブリッドイベントは今後も続く

を選択できることのメリットを認識し続けるため、ハイブリッド イベントはオンラインとオフラインの両方で世界中の観客を魅了し続けるでしょう。

イベントマネージャーにとっての課題は、二重のイベントという複雑さです。一つのイベントで二つの体験を提供し、しかもそれらは一貫性を保たなければなりません。オンラインで提供されるものは、オフラインでも可能な限り忠実に再現されなければなりません。イベントマネージャーは、イベントが両方のオーディエンスにどのように受け入れられているかを注意深く観察し、その情報を活用して、継続的に改善していく必要があります。