バーチャル会議プラットフォームを最大限に活用するためのガイド

COVID-19 によってもたらされた課題を考慮して、ますます多くのイベントがオンラインで開催されています。

現代のテクノロジーのおかげで、企業がインターネット経由で会議やカンファレンス、セミナーを開催することがこれまで以上に簡単になりました。

デジタルプラットフォームへの急速な移行はすでに始まっている。 4月には、マイクロソフトが新型コロナウイルスのパンデミックの影響で、すべてのイベントを「2021年7月までデジタルのみで開催する」と発表。、アップル、フェイスブック、IBM、デル、インテル、SAP、クアルコムなどの大企業は、「顧客とつながり、サービスを提供するために、オンラインイベントを企画または参加する迅速な方向転換を行った」という

しかし、イベントの未来がデジタル化することは間違いありませんが、「オンライン化」は、ソリューションをダウンロードして電源を入れ、代表者を参加に招待するほど簡単ではありません。特に、複数の言語で大規模なイベントを開催する必要がある場合はそうではありません。

こうした企業にとって、唯一の現実的な選択肢は、大規模なイベントを多言語の視聴者に配信できるオンライン会議プラットフォームです。

あなたもこのような状況にあるかもしれません。しかし、選択できるオンライン会議プラットフォームが数多くある中で、何を探すべきでしょうか。また、テクノロジーを最大限に活用するにはどうすればよいでしょうか。

1. 遠隔通訳機能を確認する

現状では、多言語の聴衆向けに大規模なオンラインイベントを開催する企業が同時通訳を提供できる唯一の方法は、通訳者がリモート接続している場合です。この技術により、通訳者はどこからでも作業でき、複雑な専用機器を必要とせず、マイクとヘッドセットを備えたノートパソコンだけで済みます。

仮想会議プラットフォームを導入すると、次のことが可能になります。

• に機材を持ち込む必要はありません。会場で問題が発生した場合（機材が動作しなくなるなど）や通訳者が移動できない場合（制限、COVID-19 のようなパンデミック）でも、リモートで作業できるため、イベントの回復力が大幅に高まります。
• 柔軟性の向上- イベントはもはや単一の場所に限定されません。イベントをオンラインに移行し、いつもの通訳者にリモートでサービスを提供してもらうことも可能です。また、イベントがオンラインになったことで、移動の制約がなくなり、より多くの人々が参加できるようになります。一部は現地開催、一部はオンラインというハイブリッドイベントやクラスターイベントの開催も可能です。
• コスト削減- 通訳者の交通費や宿泊費は不要で、サービス料のみをお支払いいただきます。節約した費用は、より多くの言語への通訳サービスの提供に充てることができます。
• より良い品質もはや地元の通訳者に頼る必要はなく、どこに住んでいても世界最高の通訳者を利用できます。

しかし、バーチャル会議プラットフォームが遠隔通訳を提供しているとしても、そのソリューションを提供するプロバイダーには、お客様が選択できる専門の会議通訳者のネットワークがあるかどうか、ご留意ください。プラットフォームの導入は単なる第一歩に過ぎません。必要な言語でコンテンツを伝えるには、経験豊富で高い資格を持つ通訳者が必要です。

2. できるだけ多くの言語を学ぶ

イベントをオンライン化すると、場所、時間、コストなど、参加の障壁がいくつか軽減または解消されます。

しかし言語はどうでしょうか?

会場でのイベントでは、通訳ブースのスペースが限られているため、多くの場合、最も人気のある言語のみが選ばれます。Spiaceは、おそらくもっと多くの参加者を受け入れることができたでしょう。しかし、イベントをオンラインで開催すれば、スペースを気にする必要がなく、必要な数の通訳者を手配できます。さらに、ため、はるかに多くの聴衆にアプローチできます。

インフラ整備で節約した資金は、より多く全員への配慮を示すことで、より包括的なイベント運営が可能になります。

アドバイスとしては、オンライン会議プラットフォームのプロバイダーが、会議レベルの通訳者（上記参照）とサービス。パッケージの一部として割引を提供したり、使用しているプラ​​ットフォームに精通した通訳者を提供したりしてくれるでしょう。

3. 技術サポートや機器が提供されているか確認する

イベントをオンラインで開催するには、プラットフォームだけでは不十分で、設定と管理を支援できるプロバイダーが必要です。

適切なプロバイダーは、お客様を「オンボード」することができます。つまり、ソリューションの仕組みを説明し、お客様に代わってソリューションを実装し、わずかな追加料金でイベントの前、最中、後に専用のサポートを提供することができます。

たとえば、次のようなことを行いますか:

• プラットフォームの使用方法について、あなたとあなたのチームをトレーニングしますか?
• イベント前、イベント中、イベント後に専用のサポートを提供しますか?
• 通訳者用の機器のセットアップを手伝っていただけますか？（機器そのものを提供するのではなく、現在の機器から可能な限り最高のオーディオ/ビデオ品質を引き出す方法を説明します）
• イベント後の使用のために、トランスクリプトを含め、音声やビデオを記録しますか?

これらはどれも比較的無害な質問ですが、それでも尋ねておく必要があります。オンライン会議プラットフォームを最大限に活用するには、あらゆる面でサポートしてくれるサプライヤーを見つけましょう。そうすれば、あなたの仕事ははるかに楽になります！

4. 資格と専門知識を精査する

たとえば、協力を決めたプロバイダーが会議レベルの通訳者のネットワークを持っていて、そのうちの何人かを今後のイベントに招き入れたいとします。

しかし、お金に見合った価値を得られるかどうかはどうすればわかるのでしょうか?

オンライン会議プラットフォーム（および関連サービス）の設定という入念な作業が完了したら、提供される通訳者が実際に要件を満たしていることを確認する必要があります。

通訳者を評価する際に留意すべき点は次のとおりです。

• 彼らはあなたが必要とするほどのスキルと知識を持っていますか?

例えば、イベントで議論されるテーマを理解していることを実証できますか？専門用語を習得していますか？内容のニュアンスを理解していない通訳者を雇っても意味がありません。間違った方法で伝えてしまう可能性があります。これは、高度な技術を要するテーマでは特に重要です。難しい内容を要約し、聴衆に分かりやすく説明する必要があるからです。

• 彼らの資格と必要な経験レベルは何ですか?

通訳者を選ぶ際には、あなたが発表する予定のトピックについて、安心して話せるレベルの資格を持っていることが重要です。また、冷静さを保ち、内容を適切に伝えられるよう、適切な経験も必要です。例えば、経験豊富な通訳者は、プレッシャーの中でも安定したプレゼンテーションができ、内容から無駄な部分を省き、最も関連性の高い要素に焦点を当てることができます。

• 彼らは会議ソフトウェア/ツール、つまり選択したプラットフォームに精通していますか?

これまでの質問の中で、これはおそらく最も重要な質問でしょう。最も大きな問題は、通訳者が既存のテクノロジーの使い方を知らない場合に発生します。つまり、通訳者のトレーニングに費用をかける必要があるということです。通常、プロバイダーは通訳者にオンライン会議プラットフォームの使い方をトレーニングすることができます。また、通訳者のネットワークがあれば、その通訳者は既にそのプラットフォームの使い方を知っている可能性が高いでしょう。

• あらゆる段階でサポートしてくれるプロバイダーと協力しましょう

Interprefyは、遠隔同時通訳（RSI）。世界をリードするクラウドベースのRSIプラットフォーム（バーチャル会議／オンラインイベントプラットフォーム）を提供しています。通訳者はいつでもどこからでも、特別な機器を必要とせずに作業でき、セットアップと使用が簡単で、拡張性と柔軟性に優れているため、あらゆるイベントに適しています。

特定の言語が必要な場合は、当社の言語サービスプロバイダー（LSP）ネットワークが、会議レベルの最高の通訳者を手配いたしますので、お客様はイベントの成功に専念できます。さらに、イベントがスムーズに進行するよう、技術サポートと専門知識もご提供いたします。

私たちはあらゆる段階であなたをサポートしますので、イベントをオンライン化するためのサポートを本当にお求めでしたら、ぜひ私たちにご相談ください。

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