バーチャルタウンホールミーティング：包括性とエンゲージメントを促進する10の簡単なヒント

リモートワークは柔軟性を高めたものの、同時に全員を一箇所に集めることはほぼ不可能です。.

スケジュールは会議が次々と埋まり、そして常に’年次休暇を取っている’人が一人います。.

特に全従業員に重要な会社の最新情報を提供しようとする際、状況は非常に複雑です。.

そのため、多くの組織がバーチャルタウンホール形式の会議を取り入れ始めています。. 

通常のイベントとバーチャルタウンホールミーティングの違いは、通常、全社的なリーダーシップチームが登場し、全従業員に全体像を示すアップデートを提供し、全員が最新情報を把握できるようにする点です。.

バーチャルタウンホールミーティングを活用すれば、従業員は対面イベントの多くの利点を享受でき、さらに世界中どこからでも参加できるという特典が加わります。.

それらは’企業文化を強化し、チームの結束を高め、組織’のビジョンに全員を合わせるための優れたツールでもあります。.

しかしながら、バーチャルイベントでエンゲージメントを維持することは困難です。特に、全日程にわたるイベントで、常にビデオ会議が続くことで多くの参加者が燃え尽きている場合はなおさらです。.

それでは、リモートワーカーの55％は現在、企業とのつながりが薄く感じており、69％が燃え尽き症候群を経験しています、ここでは、バーチャルタウンホールミーティングをより魅力的にするためのイベント主催者向けのトップヒントをご紹介します。

1. 雰囲気を設定する

同僚が徐々に参加し始める間、バックグラウンドで音楽を流しましょう。全員が接続されるまで時間がかかることがありますので、他の参加者が待っている間に雰囲気を作り出すことができます。.

これにより雰囲気が作られるだけでなく、素晴らしいアイスブレイクにもなります’、なぜなら、ほとんどの人にとって通常は嬉しく’、予期せぬ驚きだからです！

2. 成功を祝う

祝賀で始めるほど、スタッフの士気を高める最適な方法はありません。

従業員の表彰はエンゲージメントを高める効果的な手段であり、タウンホールミーティングはすべての従業員の貢献が評価されていることを強調する最適な方法です。. 

それは月間優秀社員賞になることもありますが、他の同僚からの称賛や、卓越した業績への報酬、あるいは企業価値の体現に対する承認といったシンプルな形でも構いません。.

調査でも示されていますが、従業員は昇給よりも公の称賛や認識を好む、ですから、遠慮なく十分に得られた評価を与えてください。

3. 簡潔に、焦点を絞って

同僚に伝えたいことは山ほどありますが、時間は限られています。. 

皆様のスケジュールが忙しい中、注意を過度に引き伸ばしたくありません。. 

簡潔にまとめ、明確で現実的なアジェンダとし、トピックは4つ以下に抑えてください。また、各トピックにおいても、詳細に立ち入りすぎないようご留意ください。. 

重要なメッセージを確実に伝え、印象に残るようにしてください。詳細を過剰に提供するとメッセージが薄れ、同僚の注意を失うリスクがあります。.

4. すべての参加者に発言の機会を提供する

常に同じスピーカーや、場合によっては1人のホストだけを使用することは、すべてのタウンホールで予測可能で単調です。代わりにマイクを他の方に提供し、意見を共有してもらいませんか？

さらに効果的にするため、異なる部門や管理層から多様なプレゼンターを起用して活気を加えましょう。中には、ゲストやモチベーションスピーカーを招いて会議に参加させる企業もあります。.

しかし、全社規模のタウンホール集会では、必ず少なくとも1名の新しいスピーカーを含め、従業員が意見を述べる機会を提供することを検討してください。これにより、さまざまな視点が反映されるだけでなく、組織全体で何が起きているかをより正確に把握できるようになります。.

5. 人々に休息を提供する

人間の平均的な注意持続時間は約8秒であるため、短く、インパクトがあり、要点を押さえることが、参加者のエンゲージメントを維持する鍵となります。.

1時間以内の短時間イベントは、通常、参加者のエンゲージメント率が最も高くなります。イベントが長くなるほど、参加者が注意散漫になり、集中力が低下する可能性が高まります。.

ブレイクアウトセッションは、集中力を維持する優れた方法でもあり、各プレゼンテーションやセクションの最後にQ&Aの時間を設けることも同様です。余分な部分を削ぎ落とし、時間枠を消化しやすい長さに保つことで、観客の注意が揺らぐ可能性ははるかに低くなります。.

6. アンケートとゲーミフィケーションを活用してエンゲージメントを開始する

同僚を巻き込むには、議題の一部で投票やシンプルなゲームを実施してください。ワンクリック以上にシンプルなエンゲージメント手段はありませんが、迅速なつながりを生み出します。.

7. 創造的に取り組む

従業員は互いにエンゲージする新しい方法と、従来のビデオ会議からの脱却の機会を求めています。ぜひ創造的に取り組みましょう。.

会議はもはやオフィスの四つの壁の中で開催される必要はありません。従業員に時折散歩をしながら、スマートフォンでダイヤルインすることを奨励してください。.

すべてのアイデアが偉大である必要はありません。多様性は人生のスパイスですので、don’t を恐れずに実験してください。. 

チームからのフィードバックを確実に取得し、必要に応じてアプローチを調整して、エンゲージメントを一定のレベルに保つようにしてください。.

8. 言語のギャップを埋める

オンラインタウンホールミーティングは、世界中のあらゆる場所から人々を結びつけることをこれまで以上に容易にします。問題は、すべての人が同じ言語を話すわけではないことです。.

異なる国籍や背景を持つ人々がリアルタイムで相互に交流するためには、イベントが進行する間にシームレスな通訳を提供する直感的なツールとソフトウェアが必要です。.

Interprefy プラットフォームのようなリアルタイム翻訳ツールは、規模を問わず多国籍イベントにライブ翻訳を提供し、組織がインクルージョンを促進し、言語の壁を打ち破ることを支援します：

• ライブ 同時通訳 会議通訳者から
• 自動、AI翻訳された ライブキャプション
• 手話通訳

自分の母国語でイベントを楽しむことは、参加者全員が共感できる体験を創出する最も効果的な方法と言えるでしょう。.

9. Q&Aセクションを刷新する

ビジネスの最新情報や今後の目標を共有したら、従業員が質問できる機会を持ち、リーダーシップチームと直接つながることを確保してください。.

バーチャルタウンホールの議題において、各スピーカーの後にQ&Aの時間を設けることをご検討ください。.

しかし、最もオープンで支援的な文化であっても、全社の前で経営陣に質問することは威圧的に感じられることがあります。. 

従業員は潜在的な無知を露呈することへの恐れからそれを控えることがあります。しかし、リーダーが立ち上がって質問をすれば、従業員は強みの立場から参加する機会を得られます。.

10. シンプルに保つ！

会議に出席して、誰もが話す言葉が全く理解できないほど悪いことはありません。財務情報を提示する場合は、実体化させ、次に会社が注力すべき点と結びつけて説明できる場合に限ります。.

ビジネス用語が多すぎる場合や目が疲れるスライドの場合でも、全社ミーティングでは過度に複雑なテーマを避け、メッセージをシンプルで分かりやすく、要点を押さえたものにしてください。.      

タウンホールミーティング：双方向の場

タウンホールミーティングは、単に企業の幹部が多数の人々にプレゼンテーションを行うだけのものではありません。.

このような包括的なイベントは、従業員の士気向上、組織の方向性の推進、そして何よりも全員のエンゲージメントを維持する上で重要な役割を果たします。.

全従業員を一度に呼び出すことは依然として難しいかもしれませんが、最初からこれらの通話でエンゲージメントを維持することは、会議を楽しくかつ教育的にする確実な方法です。.