バーチャルタウンホールミーティング：インクルーシブな雰囲気とエンゲージメントを高める10の簡単なヒント

リモートワークによって柔軟性が増したとはいえ、スタッフ全員を同時に 1 か所に集めることは依然としてほぼ不可能です。

予定表は次から次へと会議で埋まっており、年次休暇を取っている人が常に 1 人います。

特に、会社の重要な最新情報を全従業員に提供しようとする場合、これは難しい状況です。

そのため、多くの組織がバーチャルなタウンホール形式の会議を導入し始めています。 

通常のイベントとバーチャル タウンホール ミーティングの違いは、バーチャル タウンホール ミーティングでは通常、会社全体のリーダーシップ チームが参加し、従業員全員に全体像のアップデートを提供して、全員が最新情報を把握できるようにすることです。

バーチャルタウンホールミーティングでは、従業員は対面イベントの多くの利点に加え、世界のどこからでも参加できるという追加のメリットも得られます。

また、企業文化を強化し、チームの結束を高め、全員が組織のビジョンに沿って行動するための優れたツールでもあります。

しかし、バーチャルイベントでのエンゲージメントを維持することは、特にそれが一日がかりのイベントであり、多くの人が絶え間ないビデオ会議で疲れを感じている場合には、困難になる可能性があります。

そこで、、リモートワーカーの 55 % が仕事とのつながりが薄れていると感じており、 69 % が燃え尽き症候群を経験していること、イベント主催者がバーチャルタウンホールミーティングをより魅力的なものにするための私のとっておきのヒントを紹介します。

1. 雰囲気を作る

同僚がゆっくりとダイヤルインし始める間、バックグラウンドで音楽を流します。全員が接続されるまでには時間がかかる場合があり、他の人が待っている間に雰囲気を盛り上げることができます。

これは雰囲気を盛り上げるだけでなく、たいていの人にとって素敵で予期せぬサプライズとなるので、素晴らしい打ち解けるきっかけになります。

2. 成功を祝う

スタッフの士気を高めるには、お祝いで始めるのが一番いい方法ではないでしょうか?

従業員の評価はエンゲージメントを高める効果的な方法であり、タウンホールミーティングは一人ひとりの貢献が評価されていることを再確認するのに最適な方法です。 

それは月間最優秀従業員賞である場合もありますが、他の同僚からの声援、優れた業績に対する報酬、または会社の価値の実証に対する表彰のような単純なものでもかまいません。

調査によれば、労働者は昇給よりも公の場での賞賛や表彰を好むことが。ですから、得ただけの称賛や表彰を惜しみなく与えるようにしましょう。

3. 短く焦点を絞る

同僚に伝えたいことはたくさんありますが、時間があまりありません。 

すでに全員のスケジュールが忙しいので、彼らの注意力を過度に分散させたくないですよね。 

簡潔にまとめ、明確で現実的な議題を設定し、トピックは4つ以内に抑えましょう。また、トピックに関しても、あまり詳細に触れすぎないようにしましょう。 

大きなメッセージを伝え、それが相手に伝わるようにしましょう。詳細を詰め込みすぎると、メッセージが薄れてしまい、同僚の注意を失ってしまうリスクがあります。

4. 全員に発言の機会を与える

毎回のタウンホールミーティングで同じスピーカー、あるいは司会者一人を使うのは、決まりきったことで単調な印象です。他の人にマイクを貸して、意見を共有してもらうのはいかがでしょうか？

さらに良いのは、様々な部署や管理職レベルのプレゼンターを起用して、会議に彩りを添えることです。中には、さらに一歩進んで、ゲストスピーカーやモチベーションスピーカーを招いて電話会議に参加させている組織もあります。

しかし、全社的なタウンホールミーティングには必ず少なくとも1人の新しいスピーカーを招き、従業員の意見を聞く機会を設けることを検討してください。これにより、多様な視点が反映されるだけでなく、組織全体で何が起こっているのかをより正確に把握できるようになります。

5. 休憩を与える

人間の集中力の持続時間は平均して約 8 秒なので、短く、インパクトがあり、要点を押さえた内容にすることが、人々の関心を引き続ける鍵となります。

通常、1 時間以内の短いイベントでは、視聴者のエンゲージメント率が最も高くなります。イベントが長引くほど、人々の気が散って集中力が失われる可能性が高くなります。

ブレイクアウトセッションも集中力を維持するのに効果的です。各プレゼンテーションやセクションの最後に質疑応答の時間を設けるのも同様です。無駄を省き、聞きやすい長さにすることで、聴衆の集中力が途切れる可能性が大幅に低くなります。

6. アンケートやゲーミフィケーションを活用してエンゲージメントを高める

議題の一部にアンケートや簡単なゲームを取り入れて、同僚との交流を深めましょう。たった1回のクリックで、あっという間につながりが生まれます。

7. 創造力を発揮する

従業員は、お互いに関わり合う新しい方法と、定型的なビデオ会議から抜け出すチャンスを切望しています。ですから、創造性を発揮してください。

会議はもはやオフィスの壁の中で行う必要はありません。スマートフォンから会議に参加しながら、時々散歩に出かけることを従業員に奨励しましょう。

すべてのアイデアが素晴らしいアイデアである必要はありません。変化は人生のスパイスです。だから、実験を恐れないでください。 

必ずチームからフィードバックを得て、エンゲージメントを一貫したレベルに保つために、必要に応じてアプローチを調整してください。

8. 言語のギャップを埋める

オンラインタウンホールミーティングは、世界中の人々を集めるのにかつてないほど容易になりました。問題は、全員が同じ言語を話すわけではないことです。

異なる国籍や背景を持つ人々がリアルタイムで交流するためには、イベントの進行中にシームレスな通訳を提供する直感的なツールとソフトウェアが必要です。

Interprefy プラットフォームのようなリアルタイム翻訳ツールは、あらゆる規模の多国籍イベントにライブ翻訳機能を追加するとともに、組織が包括性を促進し、言語の壁を打破するのに役立ちます。

• 会議通訳者によるライブ同時通訳
• AIによる自動翻訳ライブキャプション
• 手話通訳

母国語でイベントを楽しむことができるのは、誰もが参加できる魅力的な観客体験を生み出す最も効果的な方法と言えるでしょう。

9. Q&Aセクションで立場を逆転させる

ビジネスの最新情報と今後の目標を共有したら、従業員が質問したり、リーダーシップ チームと直接連絡を取ったりする機会を確保します。

バーチャルタウンホールミーティングの議題に、各講演者の後に質疑応答の時間を設けることを検討してください。

しかし、最もオープンで協力的な文化であっても、会社全体の前で経営陣に質問するのは怖い場合があります。 

従業員は、自分の無知が露呈することを恐れて、発言を控えるかもしれません。しかし、リーダーが立ち上がって質問すれば、従業員はより強い立場から発言する機会を得られます。

10. シンプルにしましょう!

会議に出席して、誰の言っていることも一言も理解できないほど最悪なことはありません。財務状況は、それを生き生きと伝え、会社が次に注力すべきことと関連付けられる場合にのみ提示しましょう。

多すぎるビジネス用語や目が疲れるスライドなど、全員参加の会議では過度に複雑なトピックを避け、メッセージをシンプルでわかりやすく要点を押さえたものにすることを目標にしてください。      

タウンホールミーティング：双方向の道

タウンホールミーティングは、会社の役員が大勢の人の前でプレゼンテーションを行うだけのものではありません。

こうした包括的なイベントは、従業員の士気を高め、組織の方向性を決定づけ、そして何よりも、全員の関与を維持する上で重要な役割を果たします。

従業員全員を 1 回の通話に集めるのは依然として難しいかもしれませんが、最初から通話への参加を維持することは、会議を教育的であると同時に楽しいものにするための確実な方法です。